Se conectan en este orden: primero los pedidos de la tienda entran solos en el programa de gestión; después el stock del almacén se publica en la tienda; por último los estados de envío vuelven al cliente. Cada paso elimina un teclado y un error.
Por qué pasa
La tienda online se montó con una plataforma y el programa de gestión ya existía. Entre los dos hay una persona: cada mañana descarga los pedidos de la tienda, los teclea en el programa, prepara los albaranes y, cuando se acuerda, actualiza el stock en la web. Funciona hasta que un día vende dos veces el mismo artículo, o un pedido se queda en la bandeja de entrada un fin de semana largo.
El coste no se ve en una factura: se ve en horas de teclado, en clientes que preguntan dónde está su pedido y en productos agotados que siguen a la venta.
Qué conectar y en qué orden
- Pedidos: de la tienda al programa, solos. Cada pedido confirmado en la web aparece en el programa con el cliente, las líneas, el pago y la dirección de envío. Es la conexión que más horas ahorra y la que menos riesgo tiene.
- Stock: del almacén a la tienda. Lo que hay en el programa es lo que se vende en la web. Con un margen de seguridad para los artículos con pocas unidades. Elimina la venta doble.
- Estados: del envío al cliente. Cuando el pedido se prepara, se expide y se entrega, el cliente lo ve sin escribir. Baja las llamadas y los correos de «¿dónde está?».
- Fichas y precios: una sola verdad. Nombre, referencia, precio e IVA se mantienen en un sitio y se publican en el otro. Es el último paso porque exige que el catálogo esté limpio.
Cómo hacerlo sin parar la tienda, paso a paso
- Mide una semana. Pedidos online, minutos de teclado por pedido, errores de stock, consultas de estado. Cuatro números con fecha.
- Limpia las referencias. El mismo artículo tiene que tener el mismo código en la tienda y en el programa. Sin esto, ninguna conexión funciona.
- Conecta solo los pedidos y vigila un mes. Pedido a pedido, comparando lo que llega con lo que había en la tienda. Cuando no haya diferencias, se deja de vigilar.
- Activa el stock con margen. Primero en los artículos de más rotación. Ajusta el margen con los errores que aparezcan.
- Publica los estados. Y mide otra vez las consultas de «¿dónde está mi pedido?».
Errores habituales
- Cambiar de tienda o de programa para «que se conecten». Casi siempre se pueden conectar los que ya hay; cambiar los dos a la vez duplica el riesgo.
- Conectar el stock sin limpiar referencias. Es la forma más rápida de publicar cantidades equivocadas.
- Hacerlo todo el mismo día. Un paso al mes, medido, llega antes que cuatro pasos a la vez.
Qué cambia cuando está resuelto
El pedido se teclea cero veces, el stock de la web es el del almacén y el cliente se informa solo. La persona que descargaba pedidos cada mañana pasa a revisar excepciones, que es un trabajo que sí necesita a alguien.
Los pasos describen un proceso tipo. Las conexiones concretas dependen de tu tienda y de tu programa; se definen en el diagnóstico.
Caso real: un grupo de ingeniería en más de 60 países implantó un único ERP con procesos comunes: 95 % de adopción y un 18 % menos de coste de compra. Ver el caso ›