Registra el origen en el momento en que entra cada consulta, no después. Usa formularios distintos por tipo de cliente, enlaces etiquetados en cada campaña y un campo de origen obligatorio en el registro comercial. En un mes sabrás qué canal trae consultas y, al cerrar, cuál trae ventas.
Por qué casi ninguna pyme lo sabe
La pregunta «¿cómo nos has conocido?» se hace tarde, cuando ya se está cerrando la venta, o no se hace. Si se hace, la respuesta se queda en la cabeza del comercial o en un correo. Las llamadas no dejan rastro, y la web solo dice que alguien rellenó «el formulario de contacto».
El resultado es que la empresa decide dónde invertir por intuición: más publicidad, otra feria, una web nueva. Sin saber qué canal trae los clientes que de verdad compran.
Hay una segunda razón, menos visible: cada canal lo lleva una persona o una herramienta distinta. Las redes las mira quien hace las publicaciones, la web la mira quien la mantiene y los presupuestos los lleva el comercial. Cada uno tiene una parte del dato y nadie tiene la foto completa, desde el primer clic hasta la factura.
Qué orígenes conviene distinguir
Una lista corta y cerrada, siempre la misma, para que se pueda sumar. Por ejemplo:
- Búsqueda en Google y la ficha de la empresa en Google Maps.
- Redes sociales, separando lo que llega de forma natural de lo que llega por anuncios.
- Campañas concretas: un correo, un anuncio, un folleto.
- Recomendación de un cliente o de un profesional que te prescribe.
- Ferias y eventos.
- Clientes que repiten.
Lo importante no es la lista perfecta, sino que no cambie cada mes y que todo el equipo use las mismas palabras. Si un origen nuevo aparece varias veces, se añade a la lista con su nombre y desde ese día se usa siempre igual.
Cómo hacerlo, paso a paso
- Un formulario por tipo de cliente. Si vendes a particulares y a profesionales, que cada uno tenga el suyo. Así sabes quién pregunta desde el primer mensaje.
- El origen viaja con la consulta. El formulario de la web registra por sí solo la página y la campaña de la que viene la visita, sin preguntar nada al cliente.
- Enlaces etiquetados en cada campaña. Cada anuncio, correo o publicación lleva un enlace con su etiqueta. Así la web sabe distinguir una campaña de otra.
- Campo de origen obligatorio. En el registro comercial, ninguna consulta se guarda sin origen. Para las llamadas, quien atiende pregunta y lo apunta en ese momento.
- Las descargas también cuentan. Quien descarga un catálogo o una ficha técnica muestra interés, aunque aún no pida presupuesto. Regístralo con su origen.
- Revisión mensual. Consultas por origen cada mes y, cuando se cierran, ventas por origen. La segunda cifra es la que decide dónde invertir.
Cómo leer los datos cada mes
Con el origen registrado, la revisión mensual cabe en una tabla de tres columnas: origen, consultas y ventas cerradas. Tres preguntas bastan para sacarle partido:
- ¿Qué canal trae más consultas? Es el que más visibilidad te da, pero todavía no dice nada de su rentabilidad.
- ¿Qué canal convierte mejor? Divide ventas entre consultas por origen. Un canal pequeño que convierte mucho merece más atención de la que recibe.
- ¿Cuánto tarda cada canal? Una recomendación suele cerrar antes que una consulta que llega por un anuncio. Si vendes con ciclos largos, mira varios meses seguidos antes de decidir.
Con esas tres respuestas, la conversación sobre dónde invertir deja de ser de opiniones y pasa a ser de datos.
Lo que hicimos en un caso real
En La Casa de Hormigón, una constructora de vivienda unifamiliar, las consultas llegaban por varias vías, sin separar particulares de profesionales y sin saber qué canal traía cada presupuesto. Hicimos una web con formularios por perfil, cada solicitud con su origen, y un proceso comercial común para el equipo. En los primeros 18 días se registraron 73 solicitudes: 35 contactos y 38 descargas de documentación. La conversión se medirá al cierre del programa.
Errores habituales
- Preguntar el origen al final. Para entonces el cliente ya no se acuerda, o el comercial no lo apunta.
- Una lista de orígenes abierta. «Internet», «Google», «la web» y «buscador» acaban siendo cuatro orígenes que son uno.
- Medir solo contactos. Un canal que trae muchas consultas puede traer pocas ventas. Hay que llegar hasta la venta.
- Olvidar las llamadas. Si el teléfono es un canal importante y no se registra, la foto sale incompleta.
Qué cambia cuando lo sabes
Dejas de repartir el presupuesto por intuición. Sabes qué canal trae consultas, cuál trae ventas y cuánto tarda cada uno en convertir. Y cuando un canal deja de funcionar, lo ves en el informe del mes, no a final de año. Es la base de un CRM bien implantado.
Caso real: La Casa de Hormigón separó particulares y profesionales con formularios por perfil y registra el origen de cada solicitud: 73 solicitudes en los primeros 18 días, 35 contactos y 38 descargas. Ver el caso ›